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¿Cómo manejar de manera eficiente la ausencia de trabajadores que salen de vacaciones?

Con la salida de trabajadores que toman su período de vacaciones, existe una serie de consejos que se deben seguir para que nada quede al azar, los trabajadores logren su desconexión y descanso y las empresas no se vean sobrepasadas.

Columna de Robert Half Chile.¿Cómo manejar de manera eficiente la ausencia de trabajadores que salen de vacaciones?
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Febrero sigue siendo el mes favorito de los chilenos para tomar vacaciones. Según un sondeo de la empresa de reclutamiento especializado Robert Half, un 43% de los trabajadores prefiere salir de vacaciones en ese mes, mientras que un 24% se inclina por el mes de enero.

La encuesta además reveló que un 12% opta por salir de vacaciones en marzo, mientras que el 21% se abre a la alternativa de tomar su período de descanso en cualquier otro mes del año. Pero más allá del mes elegido, ¿cómo evitar que la reducción del equipo se convierta en un problema?

La directora asociada de Robert Half en Chile, Karina Pérez Galindo, ofrece algunos consejos para gestionar este período de manera eficiente, sin que la ausencia de una o más personas en el equipo de trabajo signifique una baja en el nivel de productividad para la empresa, una carga excesiva de trabajo para quienes siguen trabajando o interrupciones indebidas de los ausentes durante sus vacaciones.

Planificación

Planificación

Más allá del tamaño de la empresa y la cantidad de trabajadores, el ideal es que exista una planificación con relación a las vacaciones. Respetando las disposiciones legales al respecto, es importante establecer los períodos de vacaciones con antelación, buscando mantener un equilibrio del número de trabajadores, la organización de las tareas y la distribución de estas para que no queden cabos sueltos que perjudiquen la actividad de la organización.

 

Organización del trabajo

Organización del trabajo

Una vez determinado el período de ausencia de uno o más trabajadores, el paso siguiente es revisar las tareas que está haciendo cada uno, con el fin de visualizar en qué etapa se encuentra o qué es lo que hay que hacer, en caso de que sea algo que quedará en manos de alguien más. Para eso es fundamental que el trabajador organice cada acción que está ejecutando, explique y/o deje instrucciones claras, deje establecidos plazos de entrega, solicitudes y cualquier otra acción que deba llevar a cabo la persona que lo reemplace. La idea es que realice un traspaso y que todo fluya de la mejor manera posible, sin sobresaltos que perjudiquen el trabajo.

 

Definir y delegar

Definir y delegar

Otro aspecto relevante es definir qué tareas se deben ejecutar con urgencia y cuáles se pueden postergar. Además, es importante definir qué persona asumirá la continuidad de las tareas de quien esté de vacaciones y delegar las acciones según las especificaciones.

 

Incluir profesionales temporales

Incluir profesionales temporales

Existen diversas ocasiones en que la ausencia de alguien del equipo no puede ser suplida. Ya sea porque la cantidad de trabajadores es muy pequeña o porque la carga de trabajo es demasiado alta como para delegar además las tareas de otro a quienes permanecen trabajando. Para esos casos, se abre la opción de contratar profesionales de manera temporal, que sean capaces de asumir esas tareas a plazo definido. Y para eso, muchas veces el tiempo es fundamental y la selección de personal puede ser realizada de manera interna o bien encargada a especialistas que brevemente resuelvan este tema.

 

Respetar desconexión

Respetar desconexión

Todo lo anterior debe apuntar a cubrir el desempeño del equipo y la empresa durante la ausencia de quienes están de vacaciones. Sin embargo, hay otro punto relevante y que debe ser parte primordial de esto: que las vacaciones son un período de desconexión y descanso y debe respetarse absolutamente.

En la medida que estos consejos son considerados, el manejo de las vacaciones al interior de las empresas reduce las posibilidades de pasar apuros ante la ausencia de sus trabajadores durante sus vacaciones. La clave está en la planificación, la visualización y organización de las tareas, delegando acciones a otros trabajadores o reclutando personal temporal y respetando a quienes salieron y están afuera, evitando consultas telefónicas, vía correo electrónico u otro medio, que interrumpen un momento de descanso y desconexión que puede ser totalmente evitable con una gestión eficiente y proactiva que conduzca un asunto tan importante para el funcionamiento de toda organización.