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Domingo, Noviembre 29, 2020

¿Cómo coordinar y supervisar el trabajo a distancia?

Equipos variados, en distintas ubicaciones y muchas veces con diferentes horarios, puede ser un problema a la hora de gestionar las labores dentro de una empresa y, en la práctica, supone una dificultad para implementar correctamente el teletrabajo. Sin embargo, existen algunas herramientas que pueden facilitar esta modalidad.

El mundo laboral se encuentra en una etapa de transición, que se ha acelerado en gran medida por la crisis de la propagación del Covid-19, lo que ha exigido al mercado y a los trabajadores incorporar cambios en la modalidad y en el lugar donde se desempeñan sus labores.

En la actualidad, se está promoviendo el teletrabajo, lo que ha permitido la comunicación y la conexión necesaria para cumplir las metas. Sin embargo, esto puede suponer todo un reto.

Distintos equipos, en diferentes ubicaciones y muchas veces con distintos horarios, puede ser un problema a la hora de gestionar la empresa y, en la práctica, supone un freno para implementar el trabajo remoto. Pero, ¿cómo asegurarse de que los equipos estén trabajando realmente?

Para Karina Pérez, directora de la empresa de reclutamiento Robert Half Chile, las organizaciones deben contar con un método establecido de seguimiento, ya sea durante o después de la jornada laboral, para garantizar que se obtienen los resultados esperados en los plazos acordados.

“Es muy importante que las empresas establezcan procesos de trabajo que incluyan responsabilidades específicas, horarios formales de trabajo, sistemas de reporte diario y coordinadores encargados de atender temas críticos que puedan surgir en áreas como TI, contabilidad, logística, RR.HH., etc.”, señala Karina Pérez.

Según una encuesta de Robert Half sobre teletrabajo, casi el 70% de los encuestados cree que su gerente directo confía totalmente en que está produciendo mientras se encuentra en la casa. Por otro lado, el 23% siente que su jefe no confía en que está cumpliendo con sus tareas mientras permanece en el hogar.

En la actualidad, existen diferentes herramientas para el control y trabajo colaborativo y a distancia, con las que las organizaciones pueden supervisar el teletrabajo y fomentar el trabajo en equipo, controlando a su vez la calidad del trabajo y el cumplimiento de los objetivos.

“Para ello, las empresas pueden adoptar las medidas pertinentes para controlar el trabajo a distancia, donde el colaborador deberá gestionar su tiempo de trabajo, cumpliendo con los objetivos y metas de manera adecuada”, afirma Karina Pérez.

En este sentido, las organizaciones deben tomar conciencia de que no solo es un desafío organizacional el enfrentar el trabajo a distancia, sino que también lo es a nivel particular. No todas las personas están preparadas para asumir la responsabilidad de administrar los tiempos y lidiar con las distracciones y tentaciones del entorno hogareño.

Por ello, desde la empresa de reclutamiento Robert Half entregan los siguientes consejos para que líderes y jefaturas puedan gestionar el trabajo que están llevando a cabo los colaboradores desde la casa:

  1. Correcta organización. La empresa debe establecer las reglas del juego, de forma que el servicio quede bien cubierto, que no confluya un exceso de peticiones en una misma área y que exista un proceso de aprobación establecido.
  2. Invertir en un software. La implementación de un software no solo ayudará a llevar un control, sino también a aumentar la productividad, ya que los colaboradores dedicarán su tiempo para lo que han sido contratados, así como pagar por el tiempo trabajado y cumplir con los objetivos o metas propuestas para la organización.
  3. Buena comunicación. Es esencial poder estar en contacto con los miembros de los equipos en forma virtual, por ejemplo, mediante reuniones por videoconferencia. Uno de los peligros del teletrabajo es precisamente la soledad del profesional, por lo que es importante no perder el contacto.
  4. Medir la calidad del teletrabajo. Con la medición de la calidad del teletrabajo, las empresas podrán saber si el colaborador realiza sus tareas de manera rápida para tener más tiempo libre o si, por el contrario, emplea el tiempo requerido para cada actividad.
  5. Gestiona las tareas. Si quieres saber a qué está dedicando tiempo tu equipo de trabajo, implementa un sistema en el que cada colaborador tenga un formato para planificar su agenda y el tiempo que dedica a las diferentes actividades.

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