¿Qué medidas debe adoptar la empresa si se produce la pérdida de la documentación laboral?

Cuando por una catástrofe natural, robo y otra circunstancia la empresa sufre la pérdida de la documentación laboral, surge la duda de qué medidas se deben adoptar.

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¿Qué medidas debe adoptar la empresa si se produce la pérdida de la documentación laboral?

La Dirección del Trabajo, mediante Ord. N°2861 del 28 de junio de 2017, precisó la justificación ante una eventual fiscalización laboral y la forma de reconstitución de dicha documentación.

Sobre el particular, el órgano fiscalizador indicó que el inciso 2º del artículo 31 del D.F.L. Nº2, de 1967, Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo, expresa: “Toda aquella documentación que deriva de las relaciones de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones”.

La norma legal establece la obligación para el empleador de mantener en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones, toda la documentación derivada de las relaciones de trabajo y, además, busca dar protección a las partes que concurren a dicha relación a partir de la expresión formal de sus derechos y obligaciones lo que, a su vez, facilita la labor fiscalizadora de este Servicio.

I.- Caso fortuito

Por su parte, de acuerdo al criterio de la Dirección del Trabajo una de las causales que exonera al empleador del cumplimiento de sus obligaciones laborales la constituye el caso fortuito o fuerza mayor, cuya definición, contenida en el artículo 45 del Código Civil, establece: “Se llama fuerza mayor o caso fortuito el imprevisto a que no es posible resistir como un naufragio, un terremoto, el apresamiento de enemigos, los actos de autoridad ejercidos por un funcionario público, etc.”

Así para que para que se configure la fuerza mayor o caso fortuito es necesaria la concurrencia copulativa de los siguientes elementos:

  • Que el hecho o suceso que se invoca como constitutivo del caso fortuito o fuerza mayor sea inimputable, esto es, que provenga de una causa enteramente ajena a la voluntad de las partes, en el sentido que éstas no hayan contribuido en forma alguna a su ocurrencia.
  • Que el referido hecho o suceso sea imprevisible, vale decir, que no se haya podido prever dentro de los cálculos ordinarios o corrientes.
  • Que el hecho o suceso sea irresistible, o sea, que no se haya podido evitar, ni aún en el evento de oponerle las defensas idóneas para lograr tal objetivo.

En caso de no acreditarse fehacientemente el carácter fortuito de la pérdida, ello con motivo del hecho que la originó, se estaría incurriendo en incumplimiento susceptible de la sanción que corresponda conforme al Código del Trabajo.

II.- Reconstitución y plazo de conservación de la documentación laboral

Respecto al período que resulta exigible para la reconstitución de la documentación perdida, es posible señalar que la obligación del empleador de conservar y exhibir los documentos que emanan de la relación laboral se encuentra vinculada a los plazos de prescripción de los correspondientes derechos y obligaciones.

Sobre esta materia, los dictámenes N°s. 2682, de 23.06.83, y 3648, 21.09.81 de la Dirección del Trabajo, han dejado establecido que “los derechos legales o convencionales que se reclamen ante los Inspectores del Trabajo podrán ser exigidos por éstos, en tanto no exista un pronunciamiento judicial que los declare prescritos”.

De ello se sigue que, mientras no se declare judicialmente la prescripción, es válido fiscalizar derechos y obligaciones laborales o previsionales pendientes, pero la eficacia de esta fiscalización dependerá de la documentación a la que pueda efectivamente acceder la institución fiscalizadora, debiendo el empleador conservarla, a lo menos, por el plazo de prescripción de los derechos y obligaciones correspondientes.

De esta forme, el lapso durante el cual un empleador debe conservar la documentación aludida es, a lo menos, el suficiente para respaldar debidamente las obligaciones laborales y contables de la empresa frente al eventual ejercicio de acciones laborales, previsionales, civiles, penales o tributaria, esto es a lo menos, cinco años.